培训学校管理系统

培训学校管理系统是针对培训学校的管理和教学特点而设计的高效协同工作平台和优秀的综合管理系统，系统融入先进的协同管理理念，运用领先的网络技术，切实有效的解决培训学校管理中的关键流程，把日常的财务、教学、招生等信息在学校、部门、个人之间进行及时高效、全程共享的沟通和处理。

一、系统介绍

办公事务

办公系统提供学校常用的功能：个人事务、办公事务、办公管理、内部论坛、公文管理、工作计划总结、协同办公等功能模块。学校可以根据自身实际情况选择所需要的功能来组建办公系统，可自行增加和修改学校办公系统功能模块和组织机构，同时学校也可以通过办公系统处理发文收文、上传下载文件、发送重要请示、查看学校车辆、安排会议、通知及资讯信息、发布通告、等学校日常事务。

市场活动

可以记录市场活动明细，让机构投入活动有据可依；优秀活动可供后续开展活动者引用参考，对市场活动评估，预计成本，预计收益，活动审批；以及通过市场活动带来的潜在学员，销售订单，有效学员数据合理的分析市场活动价值，投入产出比重，让市场活动价值最大化，统计分析市场活动价值，让企业投入回报最大化。

潜在学员

通过咨询学员数据，对潜在学员意向分类，数据自动通过CRM分配给相应的招生负责老师；持续对潜在学员进行回访，记录回访情况，分阶段性跟进，同时对下次回访时间、内容安排做智能提醒；市场主管可对潜在学员到试听、体验课转换比例进行智能分析，达到提升业务水平，评估课程质量，改进授课内容，提高学员整体转化率。各岗位职责老师对潜在学员的管理一目了然。

收费管理

自动计算课程、教材费用，打印统一学校票据，高效、规范；支持教学教具二次出售，打印票据；对赠品管理纳入进销存系统，有效控制赠品发放情况；收费性质，支持学生一次缴纳多期学费，对学生费用进行折扣；老生推荐新学员支持对老生奖励；可进行特殊收费，学员可预交定金，书费预留班次、座位；还支持费用减免，广告、宣传单等其他活动报名学费优惠减免；一卡通系统还可使用余额支付、积分冲抵；支持银行转账收费、POS机刷卡收费、现金收取；

学员管理

根据条件将学员信息分配到相应部门人员，提高团队协作效率；记录补充学员信息，学员信息备档，保证学员资料的完整性；对付费学员的课程安排，考勤、扣费；学员可以灵活转班、插班、休学、退学、自动续班等等，灵活变更相应课程及管理方式；

教学管理

记录班级详情，排课信息，关联所有班级学员，所有书籍，日常班级课程考勤；课程管理，记录教师上课明细；学员教师评价，在每堂课后记录学生课堂表现；家长反馈，老师给家长回访，记录家长反馈信息。

财务管理

报名费、书费、课程费、定金等费用信息，通过学员的基本信息关联所有费用信息，销售合同，开课时间，课程总数；退费信息管理，学员中途退学，按照合同编号，合同金额，已上课程数，自动计算出剩余课程数和退费金额；转班信息管理，学员中途转班，自动结算差价；付款方式管理,通过记录付款方式整合资金来源，让每笔收入都有据可依。

合同管理

合同信息管理，将合同编号，合同类型等详细记载，对应上课考勤、付款信息，确保各项信息有据可依。

智能分析

学员来源分析，统计分析每项市场活动价值；班级学员结构分析，为课程研发提供重要信息；分析教师上课质量，合理安排课程；统计学员人数，合理安排机构资源。梳理体验课安排表，增加潜在学员粘度；通过家校通系统学生、家长对教师、学校服务水平进行在线调查，收集数据后做出分析报告；转化率、续费率、续费、插班、转班、流失、财务对比等等各项数据自动生成各种样式报表，按需索取。

一卡通应用

学员一卡通应用，主要用于学员身份识别，考勤、扣费等记录学员特征信息，形成校区范围内的数字化空间；规范管理，提高管理效率，卡通系统和学校的教务、教学、财务等校内各部门对接，规范了校务管理，减少了资源浪费和重复建设，促进各部门之间的协同工作；增收节支，为高校创造经济效益，一卡通系统身份识别和电子支付两大功能的同时实现，可以确保只有及时交纳学费学员才能享受教学资源防止恶意拖欠学费，系统实现了财务统一管理，提升学校品牌形象。

二、系统功能

全局管理

校长如何监督工作过程，控制结果？

培训学校管理系统可以帮您做到些什么？

校长一天要通过电话、会议、邮件、口头等方式处理学校财务、教学等多项工作，同时又要通过以上方式经手很多的审批工作，我们做过一个调查，校长对他一天的工作能够回忆起多少，又能够知道哪些工作的执行效果？结果让人感到意外，在没有培训学校管理软件帮助的情况下，大多数校长只能回忆其中的60%。

1.校长不能完全记录所有工作，无法全面详细的掌握学校各项事务。

2.缺少监控机制，校长无法监督工作执行过程，不能保证工作执行后能否取得预期效果。

3.各项工作逐级传递至校长，响应速度缓慢，如果某个工作环节出了问题，往往校长是最后一个知道的，严重影响学校经营发展策略。

解决方案

1.培训学校管理系统可以记录学校发生的所有事件，校长可随时查询、审批。

2.培训学校管理软件可以帮助校长校长随时掌握每个员工的工作状态、工作执行结果，并监控过程变动。

3.培训学校管理系统实现多层信息实时交互,确保校长及时获取最准确的信息。

财务管理

大部分培训学校的校长采用与收费人员定期对账的形式掌握学校的财务状况，这种方式响应时间缓慢，一旦账目出错将会耗费大量的时间而影响正常的工作；分校的存在，把这个问题放大，校长为确保分校财务安全，不得不投入大量的人力成本和时间成本。

1.财务信息管理杂乱，数据量大，查询、统计需花费大量时间。

2.校长依赖于听取财务人员的汇报，监督监控机制不完善。

3.由于空间、时间的限制，校长对分校财务管理难度加大。

解决方案

1.通过培训学校管理系统，可以轻松的记录学校所有财务事件，便于查询和统计。

2.有了培训学校管理系统，所有财务统计报表自动生成，校长可以随时查看学校的损益情况，掌握每天现金和银行账款流动情况，培训学校管理系统强大的监控功能够确保收费过程万无一失，校长能放心的把主要精力投入到学校的发展运营，谋求更大发展。

3.有了培训学校管理系统，校长不再受空间、时间的限制，对分校运营、财务信息了如指掌，为分校管理节省了大量的电话、传真、会议等管理成本及人工成本。

领导管理

校长如何对当前形势做出准确分析，为学校制定最合适的发展策略？

培训学校管理系统为您提供了丰富的强有力的决策依据。校长每天忙于处理各种财务、教学事务，由于职能分工通常是校长一个人思考学校发展的问题，在学校经营策略的制定上缺乏足够的支持。

1.在学校管理、发展的问题上，很少有人主动为校长出谋划策。

2.校长需要投入大量的精力，去获取有价值的经营统计信息，而很多校长忙于日常事务，常常感到力不从心。

解决方案

1.培训学校管理系统为校长自动生成大量有关学校运营的数据、图表统计，为校长谋划学发展提供强有力的策略支持。

2.培训学校管理系统可以预测学校下一阶段收入，校长可以据此合理安排学校下一步的工作，跑在时间的前面。

3.培训学校管理系统帮助校长通过会议、bbs等方式听取员工的反馈，从中筛选出对学校发展有价值的信息。

教学管理

面对众多学校的竞争，如何展示自己学校在教学中的优势？

培训学校管理系统在这方面可谓一枝独秀，培训学校管理系统带给您的是一条全新的教学管理思路。所有培训学校都清楚的意识到，高质量的教学是获得学生家长口碑宣传的基础，但是所有的培训学校都在提高自身教学质量，各学校之间差距不大，即使有强大的品牌支撑，亦不能将教学优势尽显，培训学校之间的差距主要反映在教学流程的管理和服务质量的监督。

1.培训学校教学管理水平的提高不能完全依赖教师，急需全面改善教学流程。

2.培训学校的学生信息众多，查询繁琐，处理流程复杂，难以掌握每个学生的信息。

3.培训学校专业、微笑的服务是吸引家长、令家长满意的重要法宝。

解决方案

1.培训学校管理系统全面改善学校整个教学工作流程，使繁琐的课程管理，班级排课，学生选课、交费、续费、欠费、退费，学生插（转）班，学生考勤等问题得到完美的解决，大大缩短各个流程处理时间，并实现教学与财务、行政等信息交互应用。

2.培训学校管理系统可以记录所有学生资料及历史信息，查询快速方便，良好的预警机制可以避免因学生欠费造成的损失。

3.培训学校管理系统帮助教师制定教学计划、工作总结，并通过教学主任的监督，确保每个教师的教学质量，严格控制学生流失率，为学校获得口碑宣传的基础。

培训学校管理系统帮助前台老师面对家长咨询时能够轻松、专业的为其服务；培训学校管理系统的短信群发功能可以在节日向家长发出问候，大幅度提升学校形象，积累良好的口碑；培训学校管理系统通过记录、分析家长反馈信息，努力使学校服务日趋完美。

人事行政管理

校长如何充分调动各职能部门的积极因素，最大的发挥员工作用？大多数培训学校采用逐级管理模式，信息在层层上报中扭曲变形，响应时间缓慢，教学、行政各自独立进行，工作协同性差。

1.培训学校传统的逐级管理模式下，部门之间缺乏沟通，人员职能随之模式化，应变能力差。

2.培训学校缺少协同工具来实现跨部门信息对称和反馈。

解决方案

1.培训学校管理系统实现了动态的网络化管理，提高了各职能部门的协同办公效率。

2.培训学校管理系统中教学、学生、库存、财务统计、教师绩效等多层信息交互应用，完成某一项工作的同时，与之相关的工作自动随之完成，节省了大量的劳动力，从而利用这部分劳动力为学校创造更大价值，例如：在培训学校管理系统系统下，学生交费购书的同时教材出库记录自动生成，教师带班上课的同时绩效工资自动生成，发生收入支出的同时财务统计报表自动生成，等等。

文化制度管理

学校如何进行知识沉淀，保障制度规范执行？

培训学校的文化、制度普遍缺乏有效的统一管理，而学校制度的执行常常涉及多个环节，常常因中间环节的延误使重要工作变成不得不立即处理的“紧急情况”，最终导致“打破常规”的违章处理情况大大增加，使学校处于失控状态。

1.培训学校现行的文化、制度的分散管理容易造成重要信息的丢失，不易共享学习。

2.培训学校员工对学校制度的认识不够，停留在入职培训时见过所谓的“制度”。

解决方案

1.培训学校管理系统通过统一的文化、制度管理，保证学校重要信息安全，培训学校管理系统重视知识的共享，积累学校文化。

2.培训学校管理系统完善了学校的组织架构，强调协同管理，使学校井井有条的运行。

员工管理

如何保证每个人合理安排工作，确保工作执行效果？大多数培训学校现行的管理模式下，员工缺乏时间管理和自我管理观念，造成工作效率低下，工作执行效果差等问题，而这些问题带来的负面影响又很难去量化。

1.员工缺乏个人时间管理工具辅助建立新的工作习惯。

2.员工缺乏计划管理工具协助完成未执行工作，难以实现培训学校各职能部门之间的相互监督。

解决方案

1.通过培训学校管理系统，学校每个员工可以制定自己的工作计划、日程安排，系统每天自动预警，以协助其建立良好的自我管理习惯。

2.通过培训学校管理系统，校长及中层管理人员可以随时监督每个员工的工作执行情况，确保预期工作效果。

市场招生管理

学校如何充分挖掘资源，达到效益最大化？培训学校主要通过口碑宣传、广告、派发dm单、网站等来获得生源，同时，由于大部分培训学校对潜在生源的挖掘力度不够，造成大量的生源浪费。

1.大部分培训学校不设市场部，通过前台咨询人员来做市场招生工作，常常不能对潜在生源长期跟进，市场工作缺乏计划性和持续性。

2.培训学校对市场的调查、分析严重缺乏。

解决方案

1.培训学校管理系统为学校提供非在籍学生管理功能，全面的计划、执行和记录市场活动，培训学校管理系统帮助培训学校最大限度的挖掘生源，实现效益最大化。

2.培训学校管理系统为校长提供丰富的市场活动资料与数据统计，量化市场部的工作绩效，为进行市场策划提供了强有力的支持；培训学校管理系统集成了短信群发功能，可以帮助培训学校进行短信营销。

3.培训学校管理系统为学校提供电话录音系统，将招生老师和学员、家长通话进行录音，为招生老师沟通、谈判技巧进行分析，从而提高学校整体学员转化率，减少生源流失。

4.培训学校管理系统为学校提供电话来电弹屏系统，学生、家长来电电脑自动弹出该学员信息，减少招生老师查询询问的过程，减少招生接线人员工作量，提升学校整体形象。

5.学员数据安全。系统不允许招生老师对学员信息数据进行，粘贴、不复制、拷贝、导出，只可对数据进行增加、查看、维护。从而减少对学校造成的不必要的损失。

6.即时监管。招生主管、学校领导，可对招生老师情况、学员状态实时查看，监管。可直接对招生人员进行绩效考核。

电话呼入管理

1.学员信息线索登记。接线老师将学生基本信息，咨询情况录入系统，下次回访或来电可查询增加该学员情况，以及设置下次回访时间，系统自动提醒。

2.学员信息同步。同一咨询学员，系统可自动判重并调出该学员信息，给予接线老师参考，解决同一学员多校区、多位招生老师咨询出来沟通情况不一致的问题。信息所有校区同步，避免招生老师和学员沟通不一致的情况，提高学员转化率，以及学校整体形象。

电话呼出管理

1.学员信息线索批量导入：系统支持对自有学生线索数据批量导入。

2.数据分发：招生老师可根据选项对学员数据有选择的请求分发或者由招生主管对数据制定派发。

3.请求协助：招生老师如遇自己沟通不了的学员系统支持将该学员请求招生主管或其他同事协助沟通。

4.离职转移：招生主管可将离职员工学员数据资料转移到指定员工账号。